ครั้งที่ 11 : 2/02/2011
Strategic Information System Planning
การวางแผนระบบสารสนเทศ เป็นการวางแผนในการสร้าง IT Infrastructure และ Application Portfolio สำหรับทุกๆ ระดับในองค์กร โดยที่ปรับเป้าหมายขององค์กรกับความสามารถในการตอบสนองต่อเป้าหมายของ IT ให้ตรงกัน โดยวิธีการวางแผนสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การทำ Business System Planning (BSP), การตั้ง Critical Success Factor, แต่วิธีหนึ่งที่นำมาใช้ก็คือ การวางแผนโดยใช้ Four-stage planning model ซึ่งจะมีขั้นตอนการวางแผน 4 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
1. Strategic IT Planning เป็นการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผนขององค์กรโดยภาพรวม กับแผนของ IT โดยจะมี 4 ขั้นตอนย่อย ดังนี้
· Set IT Mission เป็นการกำหนดว่า บทบาทหน้าที่ของ IS ที่มีต่อการทำธุรกิจนั้นๆ เป็นอย่างไร รวมไปถึงการกำหนด Charter ร่วมกัน
· Access Environment มองถึงสภาพแวดล้อมทั้งขององค์กร และที่เกี่ยวข้องกับ IS เช่น ความสามารถ และสภาพแวดล้อมขององค์กรในปัจจุบัน, มีการจัด Application Portfolio ไว้อย่างไรบ้าง, ความสามารถของบุคลากรทางด้าน IS เป็นอย่างไร
· Access Organizational Objectives Strategies เป็นการเข้าถึงแผนเชิงกลยุทธ์ขององค์กรในปัจจุบันและมองว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบส่วนไหน เพื่อนำไปสู่การกำหนดกลยุทธ์ทางด้าน IS เพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กร
· Set IS Policies, Objectives, Strategies โดยจะต้องระบุโครงสร้างองค์กร (สายบังคับบัญชา), เทคโนโลยีที่มุ่งเน้น, วิธีการจัดสรรทรัพยากร, กระบวนการการจัดการต่างๆ และจะต้องสะท้อนถึง Charter ที่วางไว้ด้วย
2. Information Requirements Analysis เป็นการระบุความต้องการทางด้านสารสนเทศขององค์กรแบบกว้างๆ เพื่อสร้างโครงสร้างสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ที่สามารถนำไปใช้กำหนดวิธีการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์บางโปรแกรมโดยเฉพาะ ซึ่งมี 2 ขั้นตอนย่อย ดังนี้
· Access Organization's Information Requirements กล่าวคือ องค์กรต้องการข้อมูลสารสนเทศตัวใดบ้าง ทั้งในปัจจุบัน และอนาคต
· Assemble Master Development Plan กล่าวคือ เมื่อทราบความต้องการขององค์กรแล้ว จะต้องมีการนำมาวางเป็นแผนการพัฒนาว่า จะต้องมีระบบ หรือโครงการใดบ้าง โดยจะต้องระบุนิยามของระบบสารสนเทศแต่ละระบบ หรือแต่ละโครงการ, ระดับความสำคัญของแต่ละโครงการ และการจัดตารางเวลาการพัฒนา หรือนำมาใช้ (ซึ่งจะต้องวางในระยะหลายๆ ปี)
3. Resource Allocation เป็นการปันส่วนทรัพยากรทั้งในส่วนของการพัฒนาโปรแกรมประยุกต์ทางด้าน IT และการดำเนินงาน ซึ่งจะต้องมีการวางแผน Resource Requirements Plan ไว้ด้วย เช่น ประเภทของ Hardware และ Software ที่ใช้, รูปแบบเครือข่ายที่ต้องการ, ระบบอื่นๆ เช่น ระบบระบายความร้อน และรวมไปถึงแผนงบประมาณการพัฒนา และดำเนินงานด้วย
4. Project Planning เป็นการพัฒนาแผนสำหรับโครงการ IS ต่างๆ เพื่อให้สอดคล้องกับตารางเวลา และความต้องการของทรัพยากรที่ใช้ อาจจะใช้เครื่องมือ Project Management เข้ามาช่วยวางแผน เช่น โครงการนี้มีขั้นตอนอะไรบ้าง ใช้ต้นทุนเท่าไร ใช้เวลานานเท่าใด ฯลฯ
The Business systems planning (BSP)
เป็นวิธีที่ทำทั้ง Top-down และ Bottom-up จากกลยุทธ์ของกิจการไปจนถึง Information architecture โดยต้องดูถึงกระบวนการดำเนินธุรกิจระหว่างแต่ละแผนกในกิจการ พิจารณาว่ากิจการมีการดำเนินงานอย่างไร หัวใจสำคัญคือแต่ละฝ่ายต้องมีความเข้าใจตรงกัน ควรมองให้เป็นระบบว่าข้อมูล flow อย่างไร เพราะเมื่อองค์กรมีการปรับโครงสร้าง จะได้ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงระบบใหม่ เป็นการป้องกันการสูญหายของข้อมูล
วิธีการคือ ทุกฝ่ายในองค์กรต้องร่วมมือกัน จากนั้นจึงทำการศึกษาหาความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการธุรกิจ และ Data class ตัวอย่างเช่น ใช้สัญลักษณ์ c แทน create ว่า create data อะไร และ สัญลักษณ์ u แทน use ว่า use data อะไร ทำการวิเคราะห์ระบบในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร แล้วสัมภาษณ์ผู้บริหาร ก็จะได้มาซึ่งข้อสรุปเพื่อที่จะเอาไปทำ Architecture ต่อ และทำแผนให้เสร็จสิ้น
ข้อดี คือ ทำให้เห็นภาพชัดเจน มีขั้นตอน เป็นประโยชน์สำหรับองค์กรที่ไม่เคยวางแผน หรือแผนที่มีอยู่ไม่มีคุณภาพ ในส่วนของข้อเสีย ได้แก่ ต้องใช้ระยะเวลาที่ยาวนาน ในองค์กรใหญ่ๆบางครั้งข้อมูลที่มีอยู่ก็มากเกินไป และบางครั้งทำให้สนใจแต่ปัจจุบัน จนลืมคำนึงถึงการเติบโตในอนาคต
Critical success factors (CSFs)
Critical success factors คือ ปัจจัยที่ทำให้องค์กรอยู่รอดและประสบความสำเร็จ ดังนั้นจึงควรเป็นเรื่องหลักๆเท่านั้น ซึ่งมีความแตกต่างกันออกไปตามแต่ละอุตสาหกรรม โดยผู้ที่มองเห็นปัจจัยเหล่านี้ได้ดี คือ ผู้บริหารระดับสูง ดังนั้น วิธีนี้จึงเป็นการทำแผนให้มุ่งไปที่ critical success factors ซึ่งมองว่าผู้บริหารระดับสูงต้องการอะไร ถ้าสารสนเทศสามารถตอบโจทย์นั้นได้จะเป็นสิ่งที่ดีมาก และควรใช้เครื่องมืออะไรในการดึงสิ่งเหล่านั้นออกมา
อาจทำได้โดยสัมภาษณ์ผู้บริหารในแต่ละแผนก ว่ามีประเด็นความเห็นอะไรบ้างต่อ CSF เป็นไปได้ว่าผู้บริหารแต่ละคนอาจมีความคิดเห็นที่เหมือนหรือแตกต่างกันก็ได้ ดังนั้น สิ่งที่ได้ออกมาจึงเป็นสิ่งที่ individual และต้องเอามาวิเคราะห์ต่อ แล้วสร้าง Agreement ออกมา นิยามว่า CSF ขององค์กรคืออะไร เพราะจะมีประโยชน์ในการกำหนดว่ามี Decision Support System (DSS) เรื่องอะไรบ้าง มี Database อะไรบ้าง รวมไปถึงสามารถนำมาใช้ในการจัดลำดับความสำคัญว่าเรื่องใดควรกระทำก่อนหลัง
วรางค์รัตน์ นคราพานิช
5202112818
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น