1.Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific.
การขยายตัวอย่ารวดเร็วของบริษัท ทำให้ Dollar General ต้องเผชิญกับปัญหามากมาย เนื่องจากระบบเก่าเป็นระบบแบบไม่รวมระบบการทำงานในฟังก์ชั่นต่างๆเข้าด้วยกัน ทำให้เกิดปัญหา ดังนี้
การตั้งสาขาในรัฐใหม่ๆจะส่งผลต่ออัตราภาษีที่แตกต่างกันในแต่ละรัฐ ทำให้เกิดความยุ่งยากในการติดตามการเปลี่ยนแปลงอัตราภาษีที่เกิดขึ้น
ปัญหาการเพิ่มขึ้นของพนักงาน เพื่อให้เพียงพอและรองรับกับความสามารถในการขยายกิจการของ Dollar General ทำให้ยากที่จะจัดการ
การเพิ่มขึ้นของคำสั่งซื้อ ถึงแม้ว่าจะส่งผลดีต่อกิจการในการเพิ่มยอดขายแล้ว ในขณะเดียวกันยังเป็นการสร้างปัญหาให้บริษัท เนื่องจากยอดคำสั่งซื้อ ใบแจ้งราคาสินค้า รวมถึงเอกสารอื่นที่เพิ่มขึ้น ทำให้ระบบการทำงานที่เน้นระบบการทำงานด้วยมือ (Manual) บริหารข้อมูลได้ยาก และไม่สะดวกเท่าที่ควร
นอกจากนี้โดยส่วนตัวแล้วคิดว่าน่าจะทำให้เกิดปัญหาต่อการขยายกิจการต่อไป เนื่องจากเมื่อบริษัทโตขึ้น กิจกรรมการสร้างมูลค่าให้กับองค์กรของแผนกต่างๆ จะยิ่งซับซ้อนมากขึ้น และยิ่งเชื่อมโยงกันมากขึ้น ดังนั้นระบบแบบเก่าอาจทำให้การเชื่อมโยงในแต่ละกิจกรรมขององค์กรช้าลงและขาดประสิทธิภาพ เช่น รับคำสั่งซื้อ เช็คสินค้า ส่งใบแจ้งราคา และใบชำระราคาสินค้า รับเงิน รวมถึงบัญทึกบัญชี อาจทำได้ช้าลง การรับเงินช้าลง ทำให้เสียโอกาสที่จะนำกระแสเงินสดไปใช้ในการพัฒนาและขยายกิจการต่อไป
นอกจากนี้ การรับรู้ข้อมูลหรือผลของแต่ละกระบวนการทางธุรกิจที่จะถูกส่งต่อไปยังผู้บริหารจะทำได้ช้าลง ทำให้ผู้บริหารไม่สามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว และทันเวลาในการลงทุน และบริหารทรัพยากรขององค์กรเพื่อให้ลูกค้าเกิดความพอใจสูงสุดในสินค้าและบริการ
2.The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
จำเป็น เพราะระบบเก่าไม่ส่งเสริมการทำงานร่วมกันของแต่ละกระบวนการในองค์กร ทำให้เกิดความยุ่งยากซับซ้อน ไม่เชื่อมโยง ทำให้การทำงานขาดประสิทธิภาพ อีกทั้งการใช้เวลาระหว่างกิจกรรมหรือกระบวนการต่างๆที่ยาวนานเกินไป ทำให้ผลผลิตตกต่ำ รวมถึงเกิดความลำบากในการรับรู้ข้อมูลการทำงานของฝ่ายต่างๆ ทำให้การตัดสินใจลงทุนและบริหารทรัพยากรต่างๆ ทำได้ยากขึ้น และท้ายที่สุดทำให้การบริหารเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์กรไม่สามารถทำได้
แต่ระบบใหม่จะทำให้เกิดการบูรณาการ (Integrate) ระบบงานต่างๆ เข้าด้วยกัน ตั้งแต่การจัดซื้อ จัดจ้าง การผลิต การขาย บัญชีการเงิน และการบริหารบุคคล ซึ่งแต่ละส่วนงานจะมีความเชื่อมโยงตั้งแต่การไหลของวัตถุดิบสินค้า (material flow) และการไหลของข้อมูล (information flow) นอกจากนี้ยังเป็นการลดระยะเวลา และค่าใช้จ่ายลง รวมถึงยังจัดการข้อมูลในส่วนต่างๆให้เป็นระบบ ง่ายต่อการนำไปใช้และการสื่อสาร ซึ่งจะทำให้การบริหารจัดการในกิจกรรมต่างๆ ที่เชื่อมโยงกันให้ผลลัพธ์ออกมาดีที่ขึ้น พร้อมกับสามารถรับรู้สถานการณ์และปัญหาของงานต่างๆ ได้ทันที ทำให้สามารถตัดสินใจแก้ปัญหาองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
นอกจากนี้ ระบบใหม่ยังมีข้อดี เนื่องจาก Lawson’s financials ทำให้เกิดการตอบสนองต่อความต้องการรายบุคคล (Customized) ของผู้ใช้งาน เช่น Lawson’s financials อาจไม่มีแอพพลิเคชั่นการจ่ายโบนัสพนักงาน แต่ก็สามารถใส่ส่วนนี้เพิ่มได้เพื่อให้เชื่อโยงไปกับระบบการจ่ายโบนัสของ Dollar General ได้ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงระบบให้สอดคล้องกับการทำงานในแต่ละพื้นที่ที่สาขาไปตั้งก็สามารถทำได้ นอกจากนี้ ระบบใหม่ที่เป็นแบบ Web-based ทำให้สะดวกทั้งลูกค้าและบริษัทในการเข้าถึงข้อมูลได้ทั่วโลกและตลอดเวลา
สรุปแล้วคิดว่าระบบใหม่จึงคุ้มที่จะลงทุนติดตั้ง เพราะไม่เพียงแต่ช่วยประสิทธิภาพการทำงานในปัจจุบันของกิจการยังดีต่อการขยายกิจการในอนาคตด้วย
3.Lawson Software Smart Notification Software (lawason.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Lawson Software Smart Notification Software คือ ซอฟท์แวร์ที่ช่วยในกระบวนการรายงาน การวิเคราะห์ และการกระจายข้อมูล โดยปกติแล้วระบบนี้จะนำส่งข้อมูลสารสนเทศโดยอัตโนมัติไปยังฝ่ายหรือผู้ต้องการใช้ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และทันต่อการใช้งาน ทำให้การทำงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เนื่องจากเสมือนเป็นระบบที่นำเอากระบวนการต่างๆในองค์กรให้เป็นระบบงานเดียว นอกจากนี้ ระบบนี้จะช่วยทำให้พัฒนาการทำงานของพนักงานและการดำเนินงานของกิจการให้มีประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น โดยการติดตามแหล่งข้อมูล การตัดข้อมูลไม่จำเป็นหรือผิดพลาด การส่งข้อมูลสำคัญ และการทำให้ข้อมูลง่ายต่อการนำไปใช้และการตัดสินใจของบุคลากรในทุกระดับขององค์กร (Source: www.lawson.com)
โดยส่วนตัววคิดว่า Dollar General คิดถูกแล้วที่ติดตั้งระบบนี้เข้ากับองค์กร เนื่องจากโดยปกติแล้วองค์กรจะมีข้อมูลจำนวนมากทั้งที่เป็นประโยชน์และไม่เป็นประโยชน์ ดังนั้นการติดตั้งระบบนี้จะทำให้บริษัทลดความผิดพลาดในการนำเข้าข้อมูล เนื่องจากระบบเก่าที่ Dollar General ใช้ จะเป็นแบบระบบ manual มากกว่า จึงอาจเกิดข้อผิดพลาดได้มากกว่า นอกจากนี้ ระบบใหม่นี้จะช่วยในการจัดเก็บข้อมูล ลดระยะเวลาในการประเมินผลข้อมูล และสามารถที่จะได้ข้อมูลที่เข้าใจง่ายและพร้อมนำไปตัดสินใจจริงๆ รวมถึงการได้รับข้อมูลที่ทันต่อการตัดสินใจ ทำให้กิจกรรมทางธุรกิจดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น
4.Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
อย่างแรกต้องดูว่า Services Automation มีลักษณะระบบเป็นอย่างไร เหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ ซี่งพบว่า Services Automation คือ ระบบที่ช่วยในการบริหารงาน ทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย รวมถึงการเงิน ซึ่งระบบจะเริ่มต้นตั้งแต่การโอกาสในการขายไปจนถึงการรับเงิน องค์ประกอบหลักของ Services Automation นั้นรวมถึงการบริหารโอกาสทางธุรกิจ (Opportunity management) ซึ่งจะทำให้บริษัทสามารถที่จะบริหารจัดการช่องทางส่งสินค้า สอบทานยอดรายได้ และพยากรณ์ขีดความสามารถของกิจการ นอกจากนี้ยังช่วยในการบริหารโครงการ (Project Management) ซึ่งช่วยในการวิเคราะห์โอกาสและกลยุทธ์การลงทุนในปัจจุบัน Services Automation ยังช่วยในการบริหารทรัพยากร (Resource Management) ทั้งการวิเคราะห์ศักยภาพและความต้องการในทรัพยากรของกิจการ
โดยส่วนตัวแล้วคิดว่าระบบนี้ค่อนข้างเป็นประโยชน์ และจะสามารถช่วยแก้ปัญหาเดิมที่เกิดขึ้นกับกิจการได้ ทำให้กระบวนต่างๆมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่อย่างไรก็ตาม ต้องดูด้วยว่าระบบนี้มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนกับระบบอื่นที่ Dollar General เพิ่งซื้อเข้ามาเพื่อแก้ปัญหาจากระบบก่อนหน้าหรือไม่ และควรจะมีการประเมินประโยชน์ที่จะได้รับทั้งในปัจจุบันและอนาคตจากการลงทุนซื้อ Services Automation รวมถึงประเมินรายได้และค่าใช้จ่ายส่วนเพิ่มว่าคุ้มหรือไม่ที่จะลงทุน
นางสาววรางค์รัตน์ นคราพานิช
5202112818
